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方志馆建设管理初探


《史志学刊》2015年6月

摘要:方志馆是指省、市、县三级地方史志机构所属的地方文献收藏机构。作为志书年鉴编辑和方志馆的管理人员,在工作中边实践边总结,从加强方志馆的硬件建设、方志馆的各项制度建设、方志馆的管理人员配备、方志馆图书资料的征集、馆藏图书资料的管理、创新服务方式、提高使用效率几个方面 来谈如何加强方志馆建设工作。
关键词:方志馆管理 管理设备与人员 图书管理服务创新
 
  ―、加强方志馆的硬件建设,包括馆舍的选择、书架的配备、图书管理附属设备的配备等
 
  2009年8月,山东省地方史志编纂委员会印发《关于加快方志馆建设的若干意见》,对方志馆建设的重要意义、方志馆建设的目标要求、方志馆的管理等作出详细的规定。
 
  馆舍的选择。根据2010年8月31日山东省市、县(市、区)方志馆建设情况统计,全省已挂牌且填写“现有馆舍面积”的县(区)级方志馆97家,其中面积在50平方米以下的有65家,占67%,且馆舍面积在20平方米左右的居多。另有37家县(区)未填写馆舍面积,可能也未挂牌吧。列入规划的县级方志馆51家,其中能增加现有房舍面积的29家。这就是山东省县级方志馆建设的现状。对方志馆来说,能有独立的办公场所是最好的,但在地方政府财力紧张的情况下,诸多县(市)级史志部门想拥有单独的、专门的方志馆馆舍是不现实的,说是方志馆,也就是一间屋而已,没有独立的馆区,且多和档案室、资料室等同居而处、同屋使用。馆室面积较小拥挤,不仅导致借阅与使用的不便,更可能导致藏书的堆积与损伤;另外,有些单位迫于无奈,方志馆与办公区域分开,不在同一地点办公,也会造成借阅使用与管理的不便。方志馆的建设使用,要常抓不懈,持续发展,不能图现时用,需要的是用时用、经常用、代代用、辈辈用。
 
  但在财力紧张的县市区,也可以通过租借、合用等方式来完成方志馆的建设。按照省史志编纂委员会的指示部署,早在2002年12月,文登市史志办公室就另辟蹊径,利用和市图书馆同处一幢楼办公的有利条件,巧借图书馆的人力、物力与借阅服务设备,在图书馆的借阅室设立方志专柜,为社会读者提供一个查阅各地方志年鉴的方便之处。此做法得到社会读者的好评。省史志办原主任刘秋增曾视察过方志专柜,肯定文登的做法,认为在馆舍不充裕的情况下,借水行舟,值得推广与学习。之后,随办公场所的搬迁而多次倒腾。2014年末,借助搬迁办公场所的时机,区委、区政府投资近20万元,新规划设立文登区方志馆,含方志馆展室、库区共300余平方米,达到省地方史志办公室规定的县级方志馆面积50平方米的标准。配备多功能书架、书柜、微机、复印机等设备,其主要特色是馆藏全国各地的三级志书、年鉴及其他地情文献、地方志编纂必备的历史资料、业务期刊、工具书等,大致包括、志书、年鉴、埠内地情资料、埠外(省内)地情资料、埠外(省外)地情资料、文登学子著述、志鉴编纂工具书、文字处理工具书等,共15类2000余种,馆藏总量达1.2万册。另外,影像、图片、实物等体现历史真实痕迹的物品,也是方志馆馆藏陈列内容的一部分。随着社会的发展进步,许多的“历史”被打捞、被展示、被研究、被重覆新意,持之以恒,日积月累,这将是一笔巨大的无法估量的物质财富和精神财富。丰富的馆藏,是进一步为社会各界服务的基础保障。
 
  虽然许多县级史志系统的方志馆面积还未达到省级要求,但笔者认为,不管能否达到要求,陋室斗间或宽敞雅居,都不能忽视对本地域地情资料书籍的征集馆藏与开发利用。有道是:山不在高,有仙则名;水不在深,有龙则灵。斯是陋室,惟吾德馨。不搞花架子、不搞噱头,实实在在、实事求是地筹建设立方志馆才是硬道理。方志馆的开放使用,重要的是让查阅者查有所得,查有所用,过分追求车水马龙、人来人往,过分追求外观环境的奢华、宽敞、大气,档次是上去了,使用量与使用效益却未增加,这是违背建馆初衷的。
 
  设施的配置。配置足够数量的书架、书橱和用于图书管理、借阅的附属设施。馆藏图书的开本不尽相同,有32开本、16开本、大16开本、正方形本等,其中志书年鉴多为重量级的大部头,对书架承重量、书架搁板 高度的选择购置要慎重,不论木质或钢质材料必须适应书籍的高度,结实耐用,耐重压、耐磨损、耐腐蚀、易拆卸。如果书架的空间高度上下过矮过窄,易造成书籍的变形与受损。配备桌椅笔墨纸张,配备计算机、扫描仪、复印机、照相机等电子资料处理设备,方便查阅者使用。添置除湿机、加湿器、灭火器等环境气温调节设备,预防火、虫、鼠、盗等。
 
  二、方志馆的各项制度建设
 
  建立健全各种规章制度建设,按规定管理办事。制订方志馆管理人员责任守则、阅览管理制度、图书入馆登记、图书借阅登记、馆舍卫生规定等各种规定或制度。登记要详细,不能遗漏,借阅的每一笔每一次要有记录,不能有借无还;防止丢失与损坏,有些孤本与单本更要妥善保管。重保管、慎借阅、善利用。严禁在志鉴图书等档案资料上勾画、涂改、折页、剪裁,违反者应按《地方志工作条例》给予处罚。上墙上框的是制度文字,上脑上心的却是责任与职业操守,刚性制度必须刚性执行。
 
  严格计算机管理制度,对馆藏数据进行及时备份,时刻做好病毒防护工作,确保数据安全。
 
  三、方志馆的管理人员配备
 
  管理人员配备也不容忽视。目前,县级史志年鉴机构面临人员紧张、经费短缺的困难,应积极申请上级对方志机构级别的审批和人员的增设。权宜之计是让志鉴编纂人员兼职管理,毕竟志鉴的编纂与志鉴图书管理是紧密相连的。不论是专职管理人员还是兼职管理人员,必须爱岗敬业,应把各类图书的摆放、分类、数量情况了然于心,但这仅仅是表面功夫,要想服务得更细致、更彻底,应了解所藏图书的相关内容,提升服务内涵与服务质量,做到随查随找,准确无误。没有图书管理的专业经验并不可怕,只要有责任心,细心,做事—丝不苟、认认真真,任劳任怨,兢兢业业,就能胜任基本管理工作,把更多的正能量释放于平凡的岗位上。因为,敬业比专业更重要。
 
  四、方志馆图书资料的征集
 
  方志馆收藏的资料主要包括各级各地志书、各级各地年鉴以及其他地情资料。毋庸置疑,县级方志馆应以县级方志年鉴的收藏为主,兼顾市级、省级等,不能过于专一、单调。每年,都应根据年度工作需要添置文献图书,科学计划入馆图书数量,从各种渠道来丰富馆藏内容。
 
  馆藏图书,要突出专业特点,主要包括各地各类地方志书、地方年鉴、地情文献、方志理论著作、方志提要、旧方志等,逐步形成专业化、特色化、系列化的馆藏体系。馆藏书籍的来源收集,可交换、可捐赠、可购买、可人情索要,扩展资料来源。本着互惠互利又节约资金的原则,文登史志办与20多个省、市、县史志办资料室建立志鉴成套交换关系网,及时联系交换新志鉴,以书易书,以书交友,以书促学,保证图书资料筹集的时效性。同时,利用山东省史志办建立的山东省志类成果交换平台,进一步拓宽志书、年鉴及其他志类成果流通、交换的渠道,互通有无、调剂余缺,丰富和补充方志馆馆藏。
 
  此外,鉴于方志馆藏书量的少与藏书面的窄,笔者建议在方志馆开设社会藏书专柜,吸纳社会爱书藏书人士的资源,它不仅让尘封于个人范围的图书走出小屋进大屋,重见天日,而且丰富扩展馆藏书数量、种类、品质,更多地被读者欣赏、查阅、使用,其实用价值与社会效益一举N得。
 
  五、馆藏图书资料的管理
 
  方志馆藏书不是目的,重要的是如何使用藏书,达到方志服务社会的目的。藏,显示的是规模,达到眼福;用,则蕴含着价值,达到心服。当这些书束之高阁时,它们就仅仅是一本书而已,汗牛充栋,左图右史,不足为荣。只有利用起来,为社会服务,才是目的。利用的第一步就是要管理到位,查阅使用方便快捷。包括书架的合理摆放与移动、图书的合理有序摆放与方便取拿、图书的细致分类,等等。
 
  图书的登记排序管理。不分类归置而是杂乱堆放,势必会影响使用。馆藏图书主要分为志书(索书号为“Z”)和年鉴(索书号为“J”)。按《地方志书质量规定》,志书名称均以本行政区域名称冠名,不能有华丽的修饰语和花哨名称,只称为▲▲县志、▲▲市志,唯一性明确,依此规定,按志书名称首字音序排列,有23个选项。如《文登市志》,按“文”字拼音“wen”的首写字母“w”录入“w”栏中,即“Zw1”以此类推,《吴江县志》《五台县志》《无锡市志》皆属于此列,甭管第二个汉字的音节,只是大体按照出版时间的先后把属于字母“w”归拢—起排序。这样的排序有两大方便之处是知道志书名称,马上就能在所对应的音节字母中找到,只有唯一性,没有其他选择,查阅使用也方便,二是便于随时收藏,随时入馆登录,可以一直按某一字母的1、2、3、……顺序无限级地排下去,如,“S”字母开头的已经馆藏到145本。缺点是把省、市、县三级志书混排在一起,没有细分。但通过实践检验,音节字母排序法还是比较实用快捷的,特别对馆藏量较少的县级方志馆来讲是比较省时省劲的。年鉴也是如此排序,如“安吉年鉴”为“JA1”。
 
  上架排列时可采用上述的音节字母排序法。而在手工明细账或计算机明细账中,还可以使用不同的排序手法,对馆藏的志鉴进行细致分类,更好地方便使用。按照志书的三级分类,可登记归纳为省级志书(如《湖北省志》)、市级志书(如《烟台市志》)、县级志书(《夏津县志》。也可分为综合志书(如《咸阳市志〉》、专业志书(如《人物志·诸葛亮志〉》等。还可以按志鉴所记述的行政区域来划分归类,如山东省书籍、湖北省书籍等。不管如何分类排列,其目的都是为了有效使用,方便快捷。
 
  分类藏书的方法很多,必须依据所藏图书资料的多寡等情况来安排排序与整理。必须建立与之相适应的计算机储存方式与纸质储存方式。或用卡片式,一个字母一盒卡片,分装存放,查阅使用方便。图书的实物数与账本记录必须相符,且不可搞两套账。
 
  方志馆的馆舍卫生与藏书卫生,必须做到定期清扫除尘,防止霉变、防虫蛀鼠咬、防强光照射致损等现象发生。通风、温度、湿度等条件必须符合馆藏书籍的要求。
 
  六、创新服务方式,提高使用效率
 
  开展外借、阅览、复制、展览、书讯、索引、资料摘编、咨询等项服务是方志馆最基本的功能作用,是在自己“兜售”价值资料。在此基础上,文登史志办积极探索方志图书服务社会服务大众的新路子。2012年10月,契合文化强市建设,抓住文登图书馆创建分馆的有力时机,努力争取,于12月12日,挂牌成立文登区图书馆地方志分馆。地方志分馆配备工作电脑及条码阅读器等设备,安装图书管理软件,将馆藏的方志、年鉴及其他共2969种(册)资料图书逐一录入资料库,建成“网上方志馆”利用图书馆便捷的借阅平台,实现馆藏图书资源信息的浅层检索与共享,读者多一条查阅渠道,史志办也多了一个宣传窗口,年接待上门查询、电话网络查阅服务300余人次,发挥史志资源为文化服务、为社会服务的有效功能。未来,如果能创新将方志馆与地情网连接,与本地档案馆、博物馆、新闻媒体等实现信息资源共享,扩大对外交流,及时掌握最新资料动态和图书情报,便会更加方便读者的查询使用,无限极地提高使用价值与社会效益。
 
作者简介:高燕妮(1968—),女,山西文登人,山东省威海市文登区地方史志办公室副编审。

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