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档案与修志关系密切


《兰台内外》2012年1月

  志书与档案有着悠久的历史渊源。纵观我国历史,档案工作与修志工作早有密切关系。古代的史官把王室及诸侯列国的政事活动记载下来便成为文书,积存收藏起来便成为档案,再纂成史册便成为史书或方志。二者相辅相成,互相印证,互为促进。

  一、档案在修志工作中占有重要地位

  编写志书,要靠档案资料。档案资料是志书的基础和生命,离开了档案资料,修志就成了无米之炊,无源之水,也就无从谈起志书的“存史、资政、教化”作用。

  要编好一部志书,首先就要在收集档案资料上下功夫。编修志书所需档案资料,基本分为文字资料、口碑资料和实物资料三种。文字资料,包括文献档案资料、统计资料以及图书报刊资料等;口碑资料,包括当事人或知情人的回忆录、社会风俗、遗闻轶事、传说、民间故事、谚语民谣以及实地调查的记录材料等;实物资料,包括古文化遗址、遗迹、古建筑、化石、碑刻、地图、书画、照片等。

  档案是特定的形成者在当时、当事直接使用的原始文件的转化物,不是事后编写和另外收集的资料,是真实的历史凭证和原始记录,具有可靠性、权威性。编修地方志书的重要前提,就是必须要占有丰富、可靠的资料,而志书最可靠的资料就是档案。档案是编修地方志书所需资料的重要组成部分,在志书中占有重要的地位,决定着志书的质量。可以说,没有档案资料,修志便无从谈起,档案是方志的基础。

  二、编修志书对档案工作具有重要意义

  1、志书是档案的副本和传播媒介。档案一般都是孤本,在同一时间内只能提供给一个人查阅利用,不便于广泛地传播,一旦档案原件遭到破坏或损失,历史的印记将泯灭。地方志书正是把分散的、零星的档案文件,经过分析研究、整理归纳,达到条理化、系统化,变成带有综合性、资料性的“全书”。地方志书著成后将大量发行,这极大地保护了档案的原件,二者还可相互佐证。社会科学许多论著中的论据,引证于志书而不必引证于档案原件的例子不胜枚举。这样,档案原件的寿命在一定程度上得到了保护。可见,重要档案史料的流传,地方志书的编修发挥了很大的作用。

  2、志书是保存档案的一种辅助形式。档案数量浩如烟海,其自身特点决定了它不可能在一份档案中完整地反映某一事件、人物的发展演变过程。同一专题的材料往往分散保存在不同的档案中,很可能是这份档案中提到过的人或事,在另一件档案中也会涉及到一些情节。利用者往往需要进行多方查找,反复考证,查阅起来不但费时、费力,也给档案馆增加了工作量。地方志书在很大程度上解决了这个问题,除一些党和国家的机密档案外,查阅一些人和事时,便可走捷径,不必再去翻阅大量的档案,在一本地方志书中便可完全了解。可以说,志书是档案的浓缩形式。由于地方志书具有存史、资政、教化和流通的功能,储备了大量的档案资料信息,所以,使档案的公布范围得以扩大,从而有利于档案的长期保存和利用。

  3、编修志书可促进档案馆(室)工作的发展。在编修志书时,要查阅和利用大量档案史料。在档案史料的利用过程中,档案人员能够及时发现哪些档案史料是不齐全、不完整的,从而促使档案部门进一步做好档案资料的收集和征集工作。另外,由于各种原因,目前有些档案还不曾被开发利用,几乎成为“死档案”,而编修地方志书需要有大量的档案资料作为基础。这样一来,这部分“死档案”就有机会重获新生,极大地提高了档案的利用率,推进了档案工作的发展。