友情链接

档案与地方志的特点及联系


《兰台内外》2014年4月

  档案和地方志,既有各自的特点,又具有一定的联系。在日常工作中,理顺二者的特点与联系,对于进一步做好档案与地方志工作,有着重要意义。
 
  一、 档案与地方志的特点
 
  档案特点。作为社会发展变革活动的原始记录——档案,早在原始社会就已产生。我们祖先用“结绳”、“刻契”的记事表意方法以起到备忘、信守、凭证的作用,这些“结绳”和“刻契”便是最早的档案。随后出现了在龟甲、兽骨、青铜器、石头上刻的文字,记载着战争、祭祀等大事,这是研究古代政治、军事、文化的重要档案。由此可见,档案是社会活动的产物,是在社会活动中直接形成的原始记录,具有原始性、真实性、客观性等特点。档案是历史的真实记录,是“历代国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、文化等社会实践活动直接形成的具有保存价值的公文、电报、簿册、图表、书信、日记、录音、录像等各种不同载体形式的历史记录”。特别需要指出的是,不是所有社会活动形成的资料都能称为档案,只有那些有价值的,即对国家、组织和个人有用的,才可称之为档案。
 
  地方志特点。一是地方性。方志是地方性的文献,无论记人、记事、记物都不能脱离本乡本土,有关本地区的人和事都应载入,与本地区毫不相干的人和事概不入志。一部好的志书必须有鲜明的地方特色和浓郁的乡土气息,要体现方志“能见全貌、详独略同、因事定制”的地方色彩。二是时代性。不同时代的方志反映不同的时代特点,既要反映时代面貌,当时人们的思想、言行、举止、衣着、习尚、道德、情操以及建筑风格、文学艺术等,又要富有时代精神,更要注重贯彻“详今略古”、“时空结合”的原则。三是资料性。方志不能载空言、说空话,人和事都要如实记载,翔实可靠;文辞朴实、内容具体,不得渲染,越是基层越要具体。地方志资料的主要来源是档案、布告、法规、谱牒、碑帖、测绘资料、统计数字、调查报告以及当事人、目击者的亲历、亲见、亲闻,这些都是当地人们熟知的第一手资料。四是综合性。方志是一方之全书,是一个地区自然、社会、历史和现状的总括,内容广泛,是综合性的地方文献,而又不同于百科全书。
 
  二、档案与地方志的联系
 
  1.档案是地方志编修的素材和基础。各级档案部门收集、整理、保管着大量旧政权档案,革命历史档案和建国以来的档案资料,这些就成为编史修志所需资料的主要基础和来源。古今中外著名的传世之作,如《春秋》、《史记》等,都是依靠大量档案资料完成的。清代吉林将军长顺在修《吉林通志》时就收集了大量档案资料,其中打牲乌拉总管衙门和宁古塔、三姓、伯都讷等原始资料至今仍完好地保存在辽宁省图书馆。在改革开放的今天,盛世修志,方志工作更加得到了各级领导和社会各界的重视。吉林省地方志编纂委员会在编写《吉林省志》、《吉林通鉴》、《吉林省情》等书时,所需资料大多是修志人员到档案馆“追本溯源”的。所以,离开了档案,要编出具有时代性、科学性、真实性的方志是不可能的。
 
  2.地方志是开发利用档案的最好平台。从档案的特点来看,它不能在一份档案中完整地反映出一事件、人物的发展演变过程,往往是分散保存在不同之处,有可能在这份档案中提到一些内容,另一份档案中提到另一些内容,需要反复查找,才能达到目的。这就使得查找档案的时间多、效率低,无形中增加了工作量。另外,许多档案虽具有重要价值,但字数却很少,不能编辑成册。尤其是县级档案馆,受馆藏结构和数量的制约,能够编书成册的档案就更少,即使能编辑成册,地方性却又较强。地方志书在一定程度上解决了上述问题,除一些党和国家的机密档案外,当需要查阅一些人和事时,在地方志书中便可生动、形象地反映出全貌。地方志书成了档案开发利用的最好平台。
 
  3.修志为档案升华、编研起到积极作用。历史上由于自然和人为等原因,相当数量的档案难以收集齐全,缺少档案史料,一些事情便无从查考。首先,在编修地方志书时,要查阅和利用大量档案史料,在档案资料的利用过程中,修志人员可发现档案收集工作中有哪些档案资料收集、积累得不够齐全,进而向档案保管部门提出意见和建议,便于档案资料的及时补充。其次,修志人员为了志书的完整性,一定会想方没法去寻找散失在社会上的各种档案资料,为丰富档案的馆藏发挥了积极作用。再次,方志成书后,大量发行,在很大程度上减少了对档案原件的磨损、破坏,为增加档案原件的使用寿命起到重要的保护作用。修志为档案升华、编研起到了积极作用。