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档案数宇化建设的几点思考


《兰台内外》2014年第5期

  随着社会信息化进程的加快,信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。信息技术的推广应用使信息产业成为国民经济中最具有增长活力的支柱产业,信息技术的发展应用给档案工作带来了新的研宄课题,即档案数字化建设。档案工作者应积极掌握信息技术,为档案工作服务,为经济建设和社会发展服务。
 
  一、档案管理的现状
 
  首先,档案数字化,可改善档案管理工作。只有实现档案数字化,才能使档案利用工作从封闭走向开放,使档案部门从档案的保管利用职能向信息采集、管理和服务方面转变,实现档案信息资源的合理配置与科学管理,为社会提供高效优质的服务。
 
  其次,档案数字化,是形势发展的需要。各地方、各部门档案馆(室),是保管地方或部门信息的职能部门,是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库。档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。近年来,档案载体由纸质逐渐被磁盘、光盘甚至更为先进的存储设备所取代,给档案馆提出了一个课题,那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段,而解决这个问题的最佳途径只有数字化。目前,多数档案馆档案的保管、利用,仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上,绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用,甚至一部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个重大和无可挽回的错误。
 
  再次,档案数字化,有着强烈的社会需求。领导做出重大决策需要迅速、准确;各职能部门工作查考要求快速及时;广大公众对档案信息需要量不断增加。在一些农村尤其是僻远山区的利用者,他们迫切要求信息共享。各界人士查阅信息,使档案馆必须尽快以现代化、多功能的服务措施,使馆藏的信息能够便捷地提供给需求者。
 
  二、档案数字化建设的内容与步骤
 
  内容。1.提高档案标准化、规范化水平。目前,档案信息数字化的现状是软件开发滞后和软件多乱。档案数字化建设,须在思想上来一次飞跃,我们的观察视野要从简单的计算机录入扩大到档案信息管理。档案信息化的内涵包括档案工作的各个环节,其中首要的是档案业务要规范,建立健全档案业务标准。档案标准与规范,本身也是一个系统工程,推进档案数字化建设与抓好档案标准化、规范化,两者相辅相成、互相促进。2.着眼于提高系统的整体水平。档案数字化建设的着眼点应是整个系统,纵向和横向的各个节点都应达到一定水平,并通过网络加以联通,这样才能发挥整体优势。一个节点的障碍,都可能造成系统的梗阻。当然,每个节点的装备水平和应用能力不可能同步,鼓励先进单位提高水平并进行推广,以提高系统的整体水平。3.重点是抓好数据库建设。数据库,就是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的利用。开发建设数据库系统,是档案信息工程的基础和主体。建立数据库是一项长期的任务,要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。建设数据库,最主要的是统一认识,坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合;面向应用,利用频率高的信息先入库,同时不断增加信息含量,使之变成“活库”。各单位的档案数据库通过网络联接形成开放式数据库群,将使自动化系统及利用效率大大提高。
 
  步骤。第一步,输入文件级目录。把馆藏档案的文件级目录输入数据库,可边输入边打印边检验输入的正确性,从而确保档案数据库的完整性和准确性。第二步,实现原文件信息数字化。采用OCR扫描技术大大提高了建库效率。应用OCR扫描技术可提供新的著录方式,使档案条目录入计算机成为可能,真正实现全文检索功能。第三步,规范并逐步统一档案管理软件。电子文件,包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示与修改,是计算机软硬件平台的组合。若各进馆单位电子文件的软件格式不同,则会造成档案数据库建设的困难。对此,要高度重视,采取积极的措施解决。要统一电子目录数据库结构与交换格式,对案卷目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出规定,确保数据库的准确性和有效性。第四步,建立了档案局(室)网站。在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅,政策法规咨询,现行文件查阅,逐步实现政务公开,有利于经济和社会发展的良好环境。为此,要加强电子文件的收集工作。以前,各单位只移交纸质档案,现在应实行电子文件和纸质文件的同步归档。这样既推进了机关档案室的电子化进程,又节省了档案馆建立数据库的工作量。