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浅谈如何做好市级综合年鉴组稿工作——打好提高年鉴时效和质量基础


《福建史志》2017年第1期

摘要:年鉴组稿工作是提高市级综合年鉴时效和质量的基础。做好年鉴组稿工作,事先要明确年鉴框架内容,以部门供稿为主要渠道,选择最佳时机,采取足够力度和督促举措,及时有针对性地靶向培训和指导,保证部门组稿高质量按时完成。同时采取多元组稿方式补充“官方供稿”渠道无法收集到的信息、材料,有效地提高年鉴信息的全面性。参与者要有责任感和足够信心与耐心,良好的沟通、合作素质;责任编辑还要有过硬的业务指导能力和充分的准备并积极主动作为。
关键词:部门供稿;多元组稿;靶向指导
 
  市级综合年鉴,是指系统记述本行政区域自然、政治、经济、文化、社会等方面情况的年度资料性文献。它是按年度连续出版的综合性、地方性地情工具书。质量是年鉴的生命,时效决定着年鉴的价值。一部地方综合年鉴的编纂,涉及的环节有大纲设计、组稿、编辑、审稿、总纂、校对、版面设计、印刷、装帧等,其中组稿是最为基础和关键的一个环节,是影响年鉴质量、成书进度和及时致用的重要因素。能否及时拥有优质、高效、丰富的信息源是决定年鉴质量的关键。要编辑出版高质量的年鉴,首先必须做好年鉴的组稿工作。没有了年鉴高品质的第一手资料,再高明的编辑也是巧妇难为无米之炊。
 
  一、事先明确切实的年鉴框架内容是开展组稿工作的基础
 
  年鉴框架体现全书内容的总体设计,是年鉴的基本结构。综合年鉴框架应在上一年年鉴框架基础上,根据本行政区域年度各方面内容特点进行设计、调整,达到切实、科学、合理。如此才能统观全局,明确所要组稿的内容,指导供稿者才能做到有的放矢,有效地保障组稿的质量和时效。否则在组稿过程就容易出现以其昏昏使人昭昭的现象,提高年鉴初稿的内容“含金量”和质量更是无从谈起。在《厦门年鉴》编纂过程中,单位每年都为每位编辑订阅一份《厦门日报》和《厦门晚报》,要求编辑每天读报,时时关注厦门地区的发展变化及有影响的事件,并重点收集和汇总各自所负责栏目方面的信息和所发生的大、特、新、要事等;负责大事记的编辑要随时从报纸收集有关的大事材料,每月及时汇总、筛选,并进行编辑。到每年12月最后一周,各编辑根据所收集、掌握的材料对下一年年鉴的框架设计、调整提出意见,并由主编召集大家一起研讨、修改,这样经集思广益,一个切实、较科学、合理的来年年鉴编纂框架就应运而生了。此时大事记初稿也已基本成型并提供给各编辑参考。如此各编辑对来年年鉴编纂的内容及重点已做到心中有数,并将组稿的主要内容要求明确写入来年征稿通知细则中,向撰稿人表明年鉴撰写的切入点。这就为之后编辑与供稿方良性高效互动及组稿质量和时效的保障奠定了良好的基础。
 
  二、行政征稿为主,多元组稿
 
  根据综合年鉴是系统记述本行政区域自然、政治、经济、文化、社会等方面情况及我国的体制情况,决定了综合年鉴所需的材料90%要来源于政府部门及其所管辖的单位。政府部门因掌握有大量的社会发展和经济建设的公共信息资料,是年鉴撰稿队伍的主体。这是年鉴官修的性质决定的,也是年鉴内容权威性的体现。《厦门年鉴》在每年元旦前后安排组稿,这个时间段各部门、各单位都在写工作总结、整理文书档案,这是搜集年鉴资料、整理筛选资料的最佳时机。这时安排组稿工作,年鉴资料丰富,撰稿人对单位全年工作情况及有关资料经汇总整理正形成一个较系统全面的认识,这些素材也正在他们大脑中处于热动中,便于他们顺势开动脑筋,写出高质量的年鉴稿。
 
  针对上述单位的组稿,一定要有足够的力度和督促举措,否则有些单位不够重视,稿件和相关材料拖着迟迟不能报送,未能按时完成撰稿及报送的具体原因和理由不胜枚举,因而出现组稿难的问题,这是在全国各地每年的年鉴编纂中较普遍存在的现象。《厦门年鉴》早期组稿时采用本单位发文向各供稿单位征稿的方式,往往都无法按计划在规定时间完成组稿,甚至出现在不断催促下个别单位拖到十月份才将稿件报送过来,严重影响了年鉴的时效。近三年,我们在办领导的努力争取和协调下,得到市委办公厅和市政府办公厅的大力支持,从2013年底开始,《厦门年鉴》组稿以“两办”发文向近170家供稿单位征稿,厦门方志办随文附上征稿细则和相关的要求。之后,各责任编辑积极主动与所负责的供稿单位的撰稿者沟通并采取形式多样的征稿方式,如电话、邮件、短信、QQ、微信和上门专访等。至截稿期(3月31日),我们以单位短信平台向尚未交稿的单位分管领导发出催稿短信并告知对方:“对于4月10日前未完成报送的,我 办将按照国务院《地方志工作条例》和省、市有关文件精神,将年鉴稿件报送情况向全市通报,并抄报市政府主要领导和各分管副市长。”经过上述举措的运作,除“民营经济”栏目(因需等同年厦门《统计年鉴》发布提供大量数据支持)外,近两年我们都在每年4月10日前完成组稿任务。这样就为后续的编纂工作争取了大量宝贵的时间,其组稿成效是显而易见的。近年《集美年鉴》组稿更是得到当地区政府的大力支持,将各供稿单位的撰稿及稿件报送工作纳入到该单位的年终工作绩效考评中。
 
  以上部门供稿是年鉴组稿的主要渠道。随着社会的发展,社会信息则越来越多,“官方供稿”渠道无法收集到社会上方方面面的信息,因此要拓宽信息渠道,采取多元组稿来进行补充。在“官方供稿”基础上,年鉴编辑部要对有关部门反映不到、反映不全的领域或行业,群众关心的社会热点、难点问题,组织专业人员进行资料收集和撰稿,来补充和丰富年鉴的内容,提高年鉴内容的含金量。如随着经济社会的发展,民营经济对社会经济发展的影响和所占比重越来越大,而“官方供稿”难以提供较翔实的信息资料,《厦门年鉴》在民营经济记述方面,特约了厦门这方面的专家进行撰稿,大大丰富了此方面的信息,取得了良好的效果。我们同时还安排相关编辑从报纸、广播、电视、网络收集有关社情民意调查、年度有影响人物等社会大众普遍关注的信息,经筛选、编辑后充实到相关栏目中。对条目中涉及超出地域、时限的信息,如“单独二孩”,通过权威渠道查实后以“小资料”形式附在相关条目后,即充实了条目的内容,又极大方便了读者。通过以上这些渠道,较好地补充了 “官方供稿”的不足,有效地提高了年鉴信息的全面性。
 
  三、靶向培训和指导,有效提高组稿质量
 
  年鉴组稿工作中,由于涉及的单位多,各单位情况尽不相同,往往存在许多问题,影响到年鉴的质量。根据每年各单位报送的初稿统计,只有近1/4的稿件基本符合年鉴的体例要求,它们大都由有 三年以上撰稿经验的撰稿者提供,其他稿件的质量则难以如愿。其中,最主要的原因是一些单位撰稿人员的工作岗位和分工变化比较大,撰稿人频繁更换导致年鉴初稿文字水平参差不齐,风格不尽相同,质量难以保证。有的单位为了图省事,将单位的年终总结稍加改动,或者原封不动地发送到年鉴编辑部。据统计,《厦门年鉴》每年都有大约1/5的撰稿人员发生变动。针对以上问题,我们主要采取了以下举措:
 
  第一,在下发的年鉴征稿通知中,要求各撰稿单位首先要确定该年撰稿人及分管领导并上报他们的有关信息,便于我们掌握撰稿人更替情况以及下一步联系、指导,同时征求他们对年鉴业务的培训需求意见。其中新接手或接手一两年年鉴撰稿工作的人员大都会提出参加年鉴业务培训要求,我们针对他们的需求,在二月下旬组织他们进行靶向培训。在参训的撰稿人中基本杜绝了将单位的年终总结或在总结上稍加改动就作为稿件报送的现象,且他们本身就具有较好的撰文基础,经培训及具体指导后报送的稿件在质量上都有不同程度的提高。以往开展的全市性的撰稿人业务培训,由于时间短(半天),往往会出现新手无法明确学到自己想学的东西,而会的人要深入提高却又“吃不饱”的现象。采取以上针对性强的靶向培训则基本能满足受训者的需求,效果要好多了。
 
  其次,责任编辑由于在之前的年鉴框架研讨、拟定过程中,已经做了较充分的功课,对各自负责栏目所要征的内容材料已心中有数,且我们在下发的年鉴征集稿通知中要求各单位在报送稿件之前先将单位的年终总结报送过来供责任编辑研究、参考。因此,责任编辑在与撰稿人建立良好沟通基础上,通过对部门提供的信息进行分析,为作者出谋划策,帮助其拟选条目标题,寻找最佳的写作角度;在稿件写作过程中当单位撰稿人遇到各种问题时,责任编辑及时给予指导,并随时了解写作进度,研究稿件结构,为撰稿人提供资料搜集、整理所需要的专题信息,积极发挥参谋作用。有针对性的靶向指导,进一步提高了年鉴初稿的质量。
 
  市级综合年鉴的组稿,拉开了每年年鉴编纂工作的序幕,科学、高效、有序的组稿是保证年鉴综合质量和时效的基础。年鉴的组稿工作是一项非常复杂、繁琐的工作,上述举措的实施要求参与者要有时代责任感和足够的信心与耐心,良好的沟通、合作素质;“打铁还需自身硬”,责任编辑要有过硬的业务指导能力和事前做好充分的准备,并积极主动充分发挥主导和指导作用,认真努力落实组稿计划,细心处理好组稿中的每一个环节。如此才能为提高综合年鉴的质量和时效奠定必要的坚实基础,每年都能及时为社会打造一部精品良鉴才不会成为空谈。
 
参考文献:
1.许家康:《年鉴编纂入门与创新》,线装书局,2006年。
2.肖东发等:《年鉴学》,方志出版社,2014年。
3. 莫秀吉:《论地方综合年鉴的公共信息传播功能》, 《年鉴论坛》(第二辑),2011年。
4.刘凤霞:《地方综合年鉴多元渠道组稿的分析与思考》,《广东史志》,2013第1期。
 
(联系地址:厦门市公园南路2号东四楼厦门市方志办 邮编:361003)

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